Logiciel pompe à chaleur pour le chauffagiste installateur

Un devis de pompe à chaleur air/eau tient en trois pièces : la note de dimensionnement qui justifie la puissance, le devis avec son taux de TVA et ses mentions, et l'échéancier jusqu'à la facture qui servira de justificatif à l'Anah et à l'obligé CEE. Si l'une manque ou contredit les autres, le client perd son aide ou l'installateur redresse une TVA. Un logiciel pompe à chaleur se juge donc sur sa capacité à produire ces pièces depuis un seul dossier, sans re-saisie, avec les règles de 2026. Cette page décrit ce qu'il doit faire, ce qu'il faut vérifier avant de choisir, et ce que Kaelo propose au chauffagiste dans son offre à 29 € HT par utilisateur et par mois.

Le devis PAC en 2026 : trois documents, pas un

Le chauffagiste qui fait un devis PAC ne vend pas seulement un équipement. Il engage une chaîne administrative qui commence avant la signature (l'offre de l'obligé CEE doit précéder la signature du devis) et se termine après la mise en service (la facture, avec la mention de TVA signée par le client, est la pièce du dossier d'aide). Trois documents doivent rester cohérents entre eux :

Le tableur et le traitement de texte tiennent ces trois pièces tant qu'un seul dossier avance. Quand cinq devis sont en cours, que deux modèles ont été changés après la visite et qu'un client a demandé une variante avec ballon d'eau chaude, la cohérence se perd. C'est le premier rôle d'un logiciel PAC : un seul dossier, trois documents qui en dérivent.

La note de dimensionnement : ce que le logiciel doit produire

Depuis le 1er avril 2022, une note de dimensionnement doit figurer au dossier d'aide pour toute PAC air/eau, eau/eau ou hybride, et les obligés CEE la réclament dès la signature du devis. Elle doit contenir au minimum les éléments suivants, détaillés dans notre article sur le devis pompe à chaleur :

• l'identification du bénéficiaire et l'adresse du logement ;
• la température de base du département, de −2 °C (Corse) à −15 °C (Alsace, Lorraine) selon la zone climatique ;
• les déperditions calculées selon la NF EN 12831, en kW, pour les seules pièces desservies par le réseau de chauffage ;
• les hypothèses : surface, hauteur, année, isolation, ventilation ;
• la température d'arrêt de la PAC, en dessous de laquelle l'appoint prend le relais ;
• la puissance calorifique à la température de base et à la température de départ retenue, pas la puissance nominale à +7 °C ;
• la loi d'eau et le régime des émetteurs (radiateurs basse, moyenne ou haute température, plancher chauffant).

Deux exigences pour le logiciel. D'abord, la note doit être produite depuis les données du dossier, pas recopiée : la même adresse, le même modèle, la même puissance que sur le devis. Ensuite, elle doit être partageable au client. Une note lisible est le meilleur argument face à un concurrent qui a dimensionné à la puissance nominale et propose une machine moins chère : elle montre pourquoi une 8 kW couvre les déperditions à −7 °C et pourquoi la 12 kW du voisin passera son hiver en cycles courts.

Sur le COP et le SCOP : le COP est un point de fonctionnement (souvent +7 °C extérieur / 35 °C départ), l'ETAS est la valeur saisonnière lue par les dispositifs d'aide. Le devis et la note mentionnent l'ETAS à la température d'application retenue, avec la référence exacte du modèle.

TVA : pourquoi « adaptée au logement » n'est pas un détail

Le taux se décide sur trois questions : quel équipement, quel logement, quel âge. C'est la différence majeure avec le photovoltaïque, où l'ancienneté du logement n'entre pas dans les conditions du taux réduit.

Trois règles pratiques en découlent, et un logiciel PAC doit les porter :

1. Le client atteste sur le devis et la facture que les conditions (usage d'habitation, plus de deux ans) sont remplies ; l'attestation séparée n'est plus exigée mais la mention doit figurer (BOFiP).
2. Le taux est identique de l'acompte au solde. Une facture d'acompte à 20 % suivie d'un solde à 5,5 % appelle une régularisation.
3. L'âge du logement est une donnée du dossier client, pas une case à cocher au moment du devis. Si le logiciel ne la stocke pas, il ne peut pas choisir le taux.

Le texte publié de l'article 278-0 bis A prévoit une abrogation de ces dispositions au 1er janvier 2027 ; le sort du taux réduit après cette date dépend de la recodification en cours, à suivre sur Légifrance.

Aides 2026 : MaPrimeRénov', CEE et liste des modèles agréés

Les montants ci-dessous sont ceux des sources officielles à la date du 25 septembre 2026. Ils changent ; le logiciel doit dater chaque estimation.

MaPrimeRénov' PAC air/eau, parcours par geste (guide Anah, édition septembre 2026) : 5 000 € pour les ménages très modestes, 4 000 € pour les modestes, 3 000 € pour les intermédiaires, rien pour les revenus supérieurs. Le forfait est calculé dans la limite d'un plafond de dépense de 12 000 € (18 000 € en géothermie), avec écrêtement du total des aides publiques à 90 %, 75 % ou 60 % de la dépense selon la catégorie. Depuis le 1er septembre 2026 (décret n° 2026-822 du 25 août 2026), la PAC air/eau ou géothermique dédiée au chauffage est l'un des trois derniers gestes aidés isolément. La date qui compte est celle du dépôt de la demande, pas celle des travaux. Le modèle doit figurer sur la liste des PAC agréées publiée par l'ADEME (date d'entrée en vigueur de cette condition à confirmer sur france-renov.gouv.fr).

CEE Coup de pouce Chauffage (ministère) : pour le remplacement d'une chaudière charbon, fioul ou gaz par une PAC air/eau, la fiche BAR-TH-171 révisée par l'arrêté du 15 décembre 2025 s'applique aux opérations engagées depuis le 1er janvier 2026, avec une bonification ×5 du volume de CEE quelle que soit la tranche de revenus, un ETAS ≥ 111 %, et, depuis le 1er septembre 2026, uniquement pour les modèles de la liste agréée « qualité et résilience industrielle ». La signature du devis doit être postérieure à l'offre de l'obligé : un devis signé avant l'accord fait perdre la prime.

Ce que cela impose au devis : marque, référence commerciale exacte et numéro d'agrément du modèle ; puissance à la température de base et ETAS ; nature de l'équipement remplacé et devenir de l'ancien générateur ; qualification RGE de l'entreprise et coordonnées du sous-traitant s'il y en a un. Et une règle absolue : l'aide n'est jamais déduite du devis. Une estimation séparée, datée, avec la mention que le montant dépend de l'instruction, peut être jointe.

Du devis signé à la facture : le suivi du chantier PAC

Le rythme usuel est acompte à la commande, solde à la mise en service. Trois contraintes structurent le suivi :

• en démarchage à domicile, aucun paiement avant 7 jours (art. L221-10) et 14 jours de rétractation ; la pose ne se planifie pas dans ce délai ;
• le délai de livraison de la PAC conditionne le planning ; on ne bloque l'équipe qu'avec un accusé fournisseur daté ;
• la mise en service comporte des réglages à consigner : loi d'eau, température d'arrêt, désembouage et filtre sur un réseau ancien. Une courbe de chauffe laissée en réglage usine est un rendement perdu pour vingt ans.

Le logiciel doit donc relier chaque étape à son document : devis signé, facture d'acompte numérotée, accusé fournisseur, fiche de mise en service, facture de solde avec la mention de TVA. Les photos de chantier (dépose de l'ancien générateur, unité extérieure, raccordements, écran de mise en service) doivent être rattachées au dossier, pas laissées dans le téléphone du technicien : elles servent à l'audit de qualification, à l'assurance et au client.

Les critères de choix d'un logiciel chauffagiste

1. Produit-il la note de dimensionnement depuis le dossier ? Si vous la faites dans un autre outil, l'adresse ou le modèle finiront par différer.
2. Choisit-il le taux de TVA depuis l'âge du logement ? Et le porte-t-il à l'identique sur l'acompte et le solde ?
3. Le devis au forfait est-il possible ? Beaucoup de chauffagistes vendent une installation PAC en un prix global, avec le périmètre détaillé (ballon tampon, ECS, régulation, désembouage, adaptation des émetteurs) mais sans décomposer chaque ligne. Le logiciel doit le permettre sans imposer une nomenclature ligne à ligne.
4. Les pièces d'aides sont-elles rassemblées ? Devis, note, facture, attestation RGE, dans un dossier exportable.
5. Que se passe-t-il après la signature ? Étapes, documents, photos, marge réelle.
6. Solaire aussi ? Si vous posez les deux, un seul dossier client évite deux CRM et deux facturations.
7. Prix par utilisateur, sans engagement, essai sur un vrai dossier. Un logiciel PAC se teste sur un devis réel avec sa note, pas sur une démonstration.

Tableur, outil gratuit, logiciel généraliste, logiciel métier

Ce que Kaelo fait pour la pompe à chaleur

Kaelo est édité par WATOO, à Bordeaux. Son offre Pompe à chaleur, à 29 € HT par utilisateur et par mois, couvre le périmètre suivant, décrit sur la page tarifs et la page fonctionnalités :

• Devis PAC au forfait, TVA adaptée au logement. Le devis se fait à vos prix, au forfait ou en lignes libres, avec la TVA adaptée, la signature électronique par le client et les acomptes.
• Note de dimensionnement partageable au client. Elle est produite dans le même dossier que le devis et peut être transmise au client.
• Dossier administratif. Les pièces du dossier sont rassemblées dans la fiche client.
• Suivi du chantier PAC de la signature à la facture. Planning des équipes et jours de pose, étapes reliées à leur document, factures et avoirs numérotés.
• Inclus dans chaque offre : CRM prospects et fiches clients, documents et photos de chantier, planning, sous-traitance, bons de commande, application mobile pour consulter les dossiers et photographier le chantier. Les achats, dépenses et heures par chantier donnent la marge réelle par affaire, avec un export pour votre comptable.
• Solaire et PAC dans le même compte. L'offre Solaire + Pompe à chaleur, à 49 € HT par utilisateur et par mois, ajoute l'étude 3D sur le vrai toit, les rapports et la nomenclature photovoltaïque, avec un seul dossier client pour les deux projets.

Ce que l'offre ne comprend pas : l'étude thermique réglementaire d'un bâtiment complexe reste du ressort d'un bureau d'études. L'outil est conçu pour le PC ; le téléphone sert à consulter les dossiers, prendre les photos et signer.

Conditions : sans engagement, résiliable à tout moment depuis votre espace, 30 jours d'essai avec accès complet et sans carte bancaire. Chaque salarié qui se connecte a son propre accès ; la facture mensuelle suit le nombre d'utilisateurs actifs.

Pour aller plus loin

• Devis pompe à chaleur : dimensionnement, TVA et aides 2026, l'article de référence avec les tableaux détaillés.
• Devis photovoltaïque : mentions obligatoires : les règles communes à tout devis de travaux, rétractation, démarchage, signature électronique.
• Gestion de chantier : planning et facturation, acompte, situation, solde, marge réelle.
• Comparatif 2026 des logiciels installateur, pour l'entreprise qui fait aussi du solaire.